1. Tổ chức sự kiện là gì?  

Tổ chức sự kiện (Event Organization) là thực hiện một chuỗi các hoạt động diễn ra có mục đích tại không gian và thời gian cụ thể. Các bộ phận trong team sự kiện cần lập kế hoạch để quản lý sự kiện, bao gồm các quy trình cơ bản như: tìm nguồn cung ứng, thiết kế, kiểm tra quy định và quản lý sự kiện. 

Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nếu có.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.
 

2. Vai trò tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển, tồn tại của một doanh nghiệp:

• Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thương hiệu
• Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp
• Là một phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác.
• Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, mở rộng và nâng cao mạng lưới khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất của viêc tổ chức sự kiện chính là củng cố và phát triển thương hiệu. Sự kiện là kênh quảng bá các sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp trên diện rộng, giúp tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác. Các doanh nghiệp có thể thể hiện được mình thông qua sự đầu tư quy mô lớn cho sự kiện, sự chuyên nghiệp thông qua cách tổ chức chương trình, nhân viên phục vụ, khâu quản lý,… Từ đó, thương hiệu của một doanh nghiệp sẽ có thể phát triển lớn mạnh và có uy tín trên thị trường. 

Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency để tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được áp dụng cho  nhiều doanh nghiệp.

3. Quy trình tổ chức sự kiện tại BnD Media

  Xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức sự kiện có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện. Tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích sự kiện là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Và thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đối với mỗi công ty sự kiện sẽ có quy trình làm việc khác nhau, tại BnD Media quy trình tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm 7 bước cơ bản:

• Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng
• Bước 2: Phân tích - đánh giá khách hàng và nội dung công việc
• Bước 3: Xây dựng proposal kết hợp lên dự toán
• Bước 4: Pitching và thống nhất phương án thực hiện
• Bước 5: Triển khai masterplan các bộ phận
• Bước 6: Thực hiện triển khai sự kiện thực tế
• Bước 7: Triển khai nghiệm thu sau sự kiện

  Quy trình tổ chức sự kiện nói chung, và quy quy trình giải quyết từng giai đoạn nói riêng đều cần một sự tuân thủ nhất định. Hoạch định rõ ràng vai trò, vị trí của bản thân trong từng bước, từ đó đưa ra một mốc thời gian hoàn thiện cụ thể và xử lý các bước tiếp theo. Phương án trên sẽ giúp các Event-ers đạt hiệu quả công việc cao hơn và xử lý được nhiều việc hơn trong quá trình tổ chức sự kiện. BnD Media cam kết sự kiện của bạn đảm bảo là duy nhất và không trùng với motip với các sự kiện khác. Bởi lẽ, mỗi sự kiện chúng tôi đều đầu tư thời gian, công sức để sáng tạo ra những nét riêng biệt, chỉ thuộc về bạn. Điều này phụ thuộc chính vào quá trình nghiên cứu và tìm hiểu khách hàng.  Với mỗi khâu trong sự kiện, chúng tôi luôn đảm bảo nó phải hoàn hảo nhất. Từ khi bắt đầu đến khi kết thúc sự kiện. Chúng tôi tự tin rằng:

1. Kịch bản sáng tạo, ấn tượng nhưng vẫn đầy đủ nội dung, bố cục cơ bản của một sự kiện.
2. Nhân sự biểu diễn chuyên nghiệp, cao cấp và có chuyên môn
3. Mọi yêu cầu khách hàng đều có thể đáp ứng tối đa và nhanh chóng
4. Giá cả hợp lí

4. Các loại hình sự kiện tiêu biểu tại BnD Media

BnD media cung cấp các loại hình sự kiện tiêu biểu và trọn gói cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và chất lượng.Tổ chức các loại hình sự kiện là cơ hội để hợp tác với nhà đầu tư, đối tác tiềm năng, nhà phân phối khách hàng. Tùy vào từng nhu cầu của chủ thể, các loại hình sự kiện được tổ chức thường là lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo,…Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình như sau:

• Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…

• Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới……
• Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
• Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing,…
• Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …

BnD Media tự hào là đơn vị đã đồng hành hơn 500 sự kiện lớn nhỏ trải khắp các tỉnh thành của Việt Nam. Chúng tôi với đội ngũ đầy tâm huyết về khâu lên kế hoạch cho sự kiện đến khâu chuẩn bị và tổ chức. Với các ý tưởng táo bạo hợp thời đại chúng tôi luôn tạo những dấu ấn cho mỗi sự kiện đã tổ chức.

“Chỉn chu - chuyên nghiệp - sáng tạo” là kim chỉ nam giúp BnD ngày một có vị thế hơn trên thị trường. Chúng tôi có thể sẽ không cam kết mang tới khách hàng một mức giá thấp nhất, nhưng với thế mạnh tổ chức sự kiện, BnD Media cam kết sẽ gửi tới khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt nhất với mức giá mà khách hàng đã lựa chọn.  

Hãy liên hệ với BnD Media để có những lựa chọn tuyệt vời cho sự kiện sắp tới nhé!

Công ty cổ phần dịch vụ truyền thông và giải trí BnD Việt Nam

Mobile: 0979.520.026

Email:info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.