1. Sự kiện Khai trương là gì? 

Sự kiện Khai trương (hay còn gọi là Lễ khai trương) là một sự kiện chính thức để đánh dấu sự khởi đầu hoạt động của một cửa hàng, công ty, tòa nhà hoặc một địa điểm kinh doanh mới. Sự kiện khai trương có thể được tổ chức để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc để nâng cấp, mở rộng hoạt động kinh doanh. Đây là một cơ hội tuyệt vời giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu mới tới khách hàng. Thông qua buổi lễ khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, dịch vụ một cách hiệu quả. Thông thường, sự kiện khai trương được tổ chức với sự hiện diện của các khách hàng, đối tác, nhân viên và các bên liên quan khác.

Một số ví dụ là sự kiện khai trương như: Khai trương văn phòng mới Vietinbank Securities, khai trương phòng giao dịch bất động sản Upland, khai trương tòa nhà văn phòng…

2. Tại BnD Media, quy trình tổ chức một sự kiện khai trương diễn ra như thế nào? 

Bước 1. Nhận đề bài từ khách hàng 

Bước đầu tiên để tổ chức một sự kiện khai trương chuyên nghiệp là các nhân sự của BnD Media sẽ nhận những đề bài từ khách hàng, tìm hiểu về mục đích, yêu cầu của khách hàng cho sự kiện khai trương này, quy mô tổ chức, địa điểm, các tiết mục nghệ thuật…

Bước 2. Lập kế hoạch cho sự kiện

Sau khi nhận đề bài từ khách hàng, phân tích mục tiêu của sự kiện và triển khai kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận. Bộ phận sáng tạo sẽ nhận yêu cầu và xây dựng ý tưởng cho chương trình, gửi lại cấp trên để duyệt và chỉnh sửa proposal. Sau khi chỉnh sửa sẽ gửi sang thiết kế ấn phẩm bao gồm thư mời, backdrop, thư cảm ơn, các biển tên… Sau đó bộ phận triển khai (Account) sẽ lên dự toán, báo giá và hoàn thành gửi cho khách hàng. 

Bước 3. Thuyết trình ý tưởng với khách hàng ( Pitching)

Các nhân sự được yêu cầu sẽ đi thuyết trình với khách hàng về ý tưởng, giải đáp các thắc mắc và chỉnh sửa ý tưởng hoàn chỉnh. Đảm bảo các yêu cầu cho sự kiện khai trương của khách hàng sẽ tăng khả năng trúng thầu sự kiện khai trương này.

Bước 4. Chuẩn bị chương trình

Sau khi khách hàng đã chốt với ý tưởng mà team đưa ra sẽ ký hợp đồng và bắt tay vào triển khai sản xuất. bộ phận Account sẽ liên hệ với các đơn vị nhà cung cấp trang thiết bị cho sự kiện bao gồm: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, in ấn, teabreak, nhân sự biểu diễn, an ninh, trang trí sự kiện,… Đặc biệt, tại BnD Media sẽ lập danh sách các hoạt động phối hợp giữa nhân sự trong công ty và đối tác khách hàng, đảm bảo báo cáo theo đúng tiến độ đã đề ra. 

Bước 5. Tổ chức sự kiện

Trước sự kiện, các nhân sự triển khai sẽ đi setup các khu vực tổ chức sự kiện, giải quyết các phát sinh về địa điểm. Trước ngày tổ chức sự kiện sẽ diễn ra tổng duyệt chương trình để sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ. Vào ngày tổ chức sự kiện, các nhân sự của công ty sẽ phối hợp với nhau tổ chức theo kịch bản đã đề ra, giải quyết các phát sinh trong và sau sự kiện. Sau sự kiện, nhân sự sẽ tháo dỡ, hoàn trả lại mặt bằng nguyên trạng cho địa điểm, thu dọn khu vực tổ chức sự kiện khai trương.

Bước 6. Đánh giá sau sự kiện

Sau sự kiện, bộ phận triển khai sẽ nghiệm thu sự kiện, quản lý chi phí phát sinh và báo cáo với khách hàng khàng. BnD Media cùng họp rút kinh nghiệm nội bộ, đánh giá kết quả của sự kiện và thu thập phản hồi từ khách hàng để cải thiện cho các sự kiện tương lai. 

3. Mẫu kịch bản khai trương đơn giản để tham khảo

BnD Media đưa ra cho bạn một mẫu tổ chức sự kiện khai trương cơ bản nhất
 

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp về sự kiện khai trương và quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp từ A đến Z của một đơn vị tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ BnD Media để được tư vấn tận tình, chi tiết về kịch bản sự kiện khai trương độc đáo, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.        

Tóm lại, sự kiện khai trương đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tổ chức cẩn thận để đảm bảo thành công. Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn sẽ chuẩn bị được một sự kiện khai trương hoàn hảo từ A đến Z. 

Công ty Cổ phần Dịch vụ Truyền thông và Giải trí BnD Việt Nam

Fanpage: https://www.facebook.com/BnDMediaJSC 

Mobile: 0979.520.026

Email: info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.