1. Sự kiện hội thảo là gì?

Sự kiện hội thảo là một hoạt động tổ chức để trao đổi thông tin và kiến thức giữa các chuyên gia, nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà lãnh đạo và các cá nhân hoặc tổ chức có quan tâm đến chủ đề được đề cập trong sự kiện. Hội thảo thường được tổ chức trong một không gian định sẵn, có thể là một phòng hội nghị, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Các hoạt động trong hội thảo có thể bao gồm các bài thuyết trình của các diễn giả chuyên môn, các phiên thảo luận, hội thảo, trò chuyện, và các hoạt động mở rộng mối quan hệ giữa các nhà tổ chức và khách hàng tham dự. Hội thảo có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, giáo dục, y tế, khoa học và công nghệ.

2. Một số hình thức tổ chức hội thảo nổi bật hiện nay bao gồm: 

Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. 

Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

Hội thảo doanh nghiệp: là một hoạt động được tổ chức nhằm giúp các doanh nghiệp tăng cường kiến thức và kỹ năng trong các lĩnh vực kinh doanh, quản lý, marketing, bán hàng, tài chính, và các chủ đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Hội thảo cung cấp cơ hội cho các doanh nghiệp để tạo ra mối quan hệ kinh doanh mới và mở rộng mạng lưới liên kết. 

Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn. 

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

3. Tại BnD Media, quy trình tổ chức một sự kiện hội thảo trải qua 6 bước như sau:

Bước 1. Nhận đề bài từ khách hàng 

Bước đầu tiên để tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp là các nhân sự của BnD Media sẽ nhận những đề bài từ khách hàng, tìm hiểu về mục đích, yêu cầu của khách hàng cho hội thảo này, quy mô tổ chức, địa điểm, đối tượng tham dự…

Bước 2. Lập kế hoạch cho sự kiện

Sau khi nhận đề bài từ khách hàng, phân tích mục tiêu của sự kiện và triển khai kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận. Bộ phận sáng tạo sẽ nhận yêu cầu và xây dựng ý tưởng cho chương trình bao gồm về thiết kế ấn phẩm bao gồm thư mời, backdrop, thư cảm ơn, các biển tên… Bộ phận triển khai (Account) sẽ đi khảo sát địa điểm tổ chức, lên dự toán, báo giá và hoàn thành gửi cho khách hàng. 

Bước 3. Thuyết trình ý tưởng với khách hàng ( Pitching)

Đối với sự kiện hội thảo, đơn vị sẽ tư vấn các tiện ích dịch vụ của địa điểm lựa chọn, các dịch vụ teabreak phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Bước 4. Chuẩn bị chương trình

Sau khi khách hàng đã chốt với ý tưởng mà team đưa ra sẽ ký hợp đồng và bắt tay vào triển khai sản xuất. Bộ phận Account sẽ liên hệ với các đơn vị nhà cung cấp trang thiết bị cho sự kiện bao gồm: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, in ấn, an ninh, trang trí sự kiện,… Đặc biệt, tại BnD Media sẽ lập danh sách các hoạt động phối hợp giữa nhân sự trong công ty và đối tác khách hàng, đảm bảo báo cáo theo đúng tiến độ đã đề ra. 

Bước 5. Tổ chức sự kiện

Trước sự kiện, các nhân sự triển khai sẽ đi setup các khu vực tổ chức sự kiện, giải quyết các phát sinh về địa điểm. Trước ngày tổ chức sự kiện sẽ diễn ra tổng duyệt chương trình để hội thảo diễn ra suôn sẻ. Vào ngày tổ chức hội thảo, các nhân sự của công ty sẽ phối hợp với nhau tổ chức theo kịch bản đã đề ra, giải quyết các phát sinh trong và sau sự kiện. Sau hội thảo, nhân sự sẽ tháo dỡ, hoàn trả lại mặt bằng nguyên trạng cho địa điểm, thu dọn khu vực tổ chức 

Bước 6. Đánh giá sau sự kiện

Sau sự kiện, bộ phận triển khai sẽ nghiệm thu sự kiện, quản lý chi phí phát sinh và báo cáo với khách hàng hàng. BnD Media cùng họp rút kinh nghiệm nội bộ, đánh giá kết quả của sự kiện và thu thập phản hồi từ khách hàng để cải thiện cho các sự kiện tương lai. 

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp về Sự kiện Hội thảo và quy trình tổ chức Hội thảo thành công của một đơn vị tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ BnD Media để được tư vấn tận tình, chi tiết về tổ chức sự kiện hội thảo cho doanh nghiệp của bạn.         

Công ty Cổ phần Dịch vụ Truyền thông và Giải trí BnD Việt Nam

Fanpage: https://www.facebook.com/BnDMediaJSC 

Mobile: 0979.520.026

Email: info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.