1. Các vị trí hỗ trợ trong sự kiện

Nhân sự trong sự kiện bao gồm rất nhiều bộ phận để có thể đảm bảo và vận hành trôi chảy. Ngoài vị trí cốt cán như Quản lý dự án, giám đốc sản xuất, giám đốc sáng tạo, thiết kế….thì các nhân sự hỗ trợ cho những vị trí đó chiếm đa số để triển khai được masterplan sự kiện. Tổ chức sự kiện là nghề làm một nhưng phải biết mười, đòi hỏi người thực hiện phải đa năng, có kiến thức ở nhiều lĩnh vực liên quan, khả năng sáng tạo và am hiểu tâm lý con người. Từ những tố chất ấy, họ sẽ đề xuất những ý tưởng đúng với mong muốn, yêu cầu của các bên liên quan. 

Sau đây là một số vị trí nhân sự hỗ trợ đắc lực tại BnD Media:

• Event Planner: Đối với những dự án quy mô vừa và nhỏ, event planner sẽ lên kế hoạch ý tưởng triển khai những sự kiện đó,những đối với sự kiện quy mô lớn event planner sẽ hỗ trợ giám đốc sáng tạo trong xây dựng kịch bản chương trình, proposal dự án. Vị trí này sẽ phụ trách chính về mặt nội dung và ý tưởng sự kiện. Thực tế, quá trình nghiên cứu và lên ý tưởng mất khá nhiều thời gian vì cần nhiều sự tổng hợp thông tin giữa các bên liên quan. Trong đó, người đảm nhận vị trí tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng, đề xuất ý tưởng của bản thân cho đến khi chốt được ý tưởng chung. Quy trình này vừa cần sự sáng tạo độc đáo, vừa đòi hỏi khả năng am hiểu tâm lý khách hàng sâu sắc.

• Account Executive: hỗ trợ quản lý dự án, liên hệ các nhà cung cấp và lên dự toán sơ bộ, hỗ trợ quản lý dự án trong triển khai các đầu mối công việc trong sự kiện. 

• Đạo diễn sự kiện: Đạo diễn quản lý và điều phối các hoạt động trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Họ cần phối hợp với các đội ngũ khác như nhân viên âm thanh, ánh sáng, trang trí, và quản lý kịch bản để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Điều chỉnh kịch bản và chương trình: Đạo diễn cần điều chỉnh kịch bản và chương trình sự kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và khả năng thực hiện trong thời gian và ngân sách đã định. Tạo không khí, tạo sự kết nối: Đạo diễn cần tạo ra không khí và tạo sự kết nối với khán giả để tăng tính tương tác và đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khán giả.

• Backstage manager: Backstage là nơi chuẩn bị trang thiết bị và vật dụng cho diễn viên, ca sĩ, nghệ sĩ và nhân viên kỹ thuật trước khi bước lên sân khấu. Các trang thiết bị và vật dụng này bao gồm trang phục, micro, đàn, âm thanh, ánh sáng và các thiết bị kỹ thuật khác. Bên cạnh đó, backstage phối hợp với đội ngũ kỹ thuật: Backstage phối hợp với đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo các thiết bị kỹ thuật được cài đặt và diễn đúng kỹ thuật, hỗ trợ nghệ sĩ và diễn viên: Backstage cung cấp hỗ trợ cho nghệ sĩ và diễn viên trước khi bước lên sân khấu, bao gồm hướng dẫn, giúp đỡ và đưa ra thông tin cần thiết cho họ. Bộ phận backstage phối hợp với MC để đảm bảo các diễn viên và nghệ sĩ được giới thiệu đúng thứ tự và thông tin chính xác.

• Quản lý nhân sự: Trong tổ chức sự kiện ngoài nhân sự nội bộ, còn có thêm nhân sự biểu diễn, nhân sự hỗ trợ sân khấu, nhân sự MC,...... Vậy cần có thời gian, địa điểm để nhân sự tới đúng giờ để sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.

2. Một số yêu cầu cơ bản cho các vị trí hỗ trợ:

Để tổ chức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, mỗi nhóm sẽ hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc để sựu kiện được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:

• Với vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, backstage cần phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực sự kiện và các kỹ năng quản lý, hỗ trợ và giải quyết vấn đề để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

• đạo diễn cần có kiến thức chuyên sâu về sự kiện và các kỹ năng quản lý, sáng tạo, lãnh đạo và giải quyết vấn đề để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
• Một event planner thành công cần phải có khả năng tư vấn và lên kế hoạch, điều phối và quản lý, chuẩn bị và thiết kế, marketing và quảng bá và giải quyết vấn đề.
• Quản lý nhân sự biểu diễn cần có kỹ năng đưa ra quyết định và giải quyết các vấn đề. Họ cần làm việc với các nghệ sĩ và diễn viên để đạt được mục tiêu và tạo ra những sản phẩm biểu diễn tốt nhất. Kiến thức về lĩnh vực biểu diễn: Quản lý nhân sự biểu diễn cần có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực biểu diễn để hiểu rõ nhu cầu của các nghệ sĩ và diễn viên và đưa ra các giải pháp phù hợp.

Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Điều này cần một người lãnh đạo tốt có khả năng nhìn xa trông rộng, xử lý được mọi tình huống xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện mà không làm mất lòng khách hàng. Các vấn đề về nhân sự cần phải được khắc phục ngay từ đầu đó là trang phục: Với trang phục của nhân viên thì phải luôn chỉnh chu, gọn gàng, sạch sẽ, không nhăn nhúm, còn đối với trang phục của Lễ tân – PG, trang phục luôn phải đẹp nhất, màu sắc nổi bật, không sờn rách để tạo được điểm nhấn cho sự kiện. Với mỗi một nhân viên, lễ tân, PG, thì khuôn mặt ưa nhìn, dáng đi hay chiều cao cũng đều phải theo tiêu chuẩn của bên thuê đưa ra để tạo được thiện cảm của khách hàng. Quản lý nhân sự tốt, có kế hoạch rõ ràng thì tỷ lệ thành công của sự kiện sẽ càng cao

Hãy liên hệ với BnD Media để có những lựa chọn tuyệt vời cho sự kiện sắp tới nhé!

Công ty cổ phần dịch vụ truyền thông và giải trí BnD Việt Nam

Mobile: 0979.520.026

Email:info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.