Mặc dù việc chuẩn bị cho chương trình hội nghị khách hàng không quá phức tạp nhưng nó vẫn là một bước thiết yếu và cần nhiều thời gian. Ở giai đoạn này, chúng tôi chỉ đề cập đến quá trình chuẩn bị cuối cùng trước khi đi vào nội dung chính có trong chương trình hội thảo. Cần sắp xếp hợp lý công việc cụ thể cho từng hạng mục để thực hiện các bước chuẩn bị một cách chính xác và nhanh chóng: 
Cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, dụng cụ cần thiết trước khi bắt đầu hội nghị để tránh những sai sót ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị. 
Trang trí địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị: để chào đón người tham gia phải treo băng rôn, đặt standee dọc hành lang, cũng như các địa điểm xung quanh, ở hành lang cần trải thảm đỏ. 
Trang trí sân khấu bằng backdrop, hoa tươi, màn hình led,… Sắp xếp hoàn chỉnh bàn ghế, băng rôn, hoa,… tại khu vực sân khấu. Kiểm tra việc lắp đặt thiết bị sân khấu gồm âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình LED,… 
Tại khu vực dành cho đại biểu cần sắp xếp chỗ ngồi ngay ngắn, đặt đúng vị trí bảng tên địa điểm, hoa tươi, khăn trải bàn, nước uống,… Sắp xếp bàn ghế khoa học, ngăn nắp,… tại khu vực dành cho các khách mời khác. Bố trí đầy đủ nước uống, tài liệu, bánh kẹo, quà tặng… ở khu vực lễ tân. 
Phân công nhân sự nhận nhiệm vụ đón tiếp, hướng dẫn khách vào sảnh và phát tài liệu cho khách theo đúng trình tự. Liên hệ các đơn vị truyền thông uy tín để đưa tin về chương trình hội nghị, hội thảo. 

Trong mỗi chương trình hội nghị khách hàng, đón tiếp khách mời luôn là vấn đề quan trọng cần chuẩn bị một cách cẩn thận và chu đáo. Ban tổ chức cần có cách đón tiếp hợp lý cho từng tệp khách mời tham gia sự kiện. Nếu có thể, hãy phân công nhân sự đón tiếp khách mời từ cổng khách sạn, trung tâm hội nghị để hướng dẫn khách di chuyển đến ballroom. Tại khu vực lễ tân, cần có đội ngũ PG, PB có ngoại hình đẹp chào đón khách một cách nhiệt tình, hỗ trợ khách check-in, tặng quà và hướng dẫn khách chụp hình lưu niệm. Đặc biệt, đối với những khách mời VIP, ban lãnh đạo công ty cần cử nhân sự quản lý đón tiếp một cách trang trọng và chu đáo.

Sau khi khách mời di chuyển vào khu vực tổ chức, ban lễ tân khánh tiết hướng dẫn khách tham dự ngồi đúng vào vị trí ban tổ chức đã sắp xếp, gửi các tài liệu cần thiết và phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ. Bên cạnh đó, đội hậu cần kiểm tra lại các vật dụng, phần quà đã được chuẩn bị; đội kỹ thuật kiểm tra lại các thiết bị để đảm bảo hoạt động ổn định. Sau đó, MC tiến lên sân khấu và gửi lời chào, lời cảm ơn đến toàn thể khách mời đến tham dự hội nghị, hội thảo và bắt đầu giới thiệu chương trình

Các tiết mục mở màn đóng vai trò hâm nóng bầu không khí sự kiện, tạo điểm nhấn cho chương trình hội nghị khách hàng. Tiết mục mở màn nên được đầu tư kỹ lưỡng, thể hiện được thông điệp, chủ đề của chương trình để có thể trở thành một “Key moment” của sự kiện, tạo ấn tượng khó quên trong lòng khách tham dự.

Kết thúc tiết mục mở màn là thời điểm chương trình chính thức bắt đầu. MC sẽ bắt đầu giới thiệu về chương trình hội nghị, hội thảo và giới thiệu thành phần tham dự của buổi lễ. Giai đoạn giới thiệu nên kết hợp với hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, màn hình LED để thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu của BTC.

Một video được BTC và doanh nghiệp lên kịch bản, quay dựng một cách chuyên nghiệp, nghiêm túc sẽ được trình chiếu để kể lại quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, thể hiện quyết tâm và mong muốn đồng hành cùng quý khách hàng để tiếp tục gặt hái thêm thành tựu trong tương lai. BTC có thể kết hợp tiết mục mở màn và trình chiếu video thông qua các bài múa tương tác LED đầy ấn tượng và cảm xúc.

Đại diện công ty, thường là chủ tịch công ty hoặc tổng giám đốc sẽ phát biểu cảm ơn khách hàng. Người đứng đầu là người hiểu rõ nhất tình hình của công ty, nắm bắt được những thành tích đạt được cũng như những mặt hạn chế trong năm qua. Sau đó, đại diện sẽ tổng kết, vạch rõ mục tiêu, phương hướng, kế hoạch phát triển của công ty để toàn bộ nhân viên, đối tác cùng cố gắng.

Để thể hiện sự cảm kích, ghi nhận những đóng góp của quý đối tác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, ban tổ chức nên chuẩn bị các phần quà như kỷ niệm chương, cúp lưu niệm, hoa tươi để ban lãnh đạo doanh nghiệp gửi đến quý khách hàng.

Sau phần lễ, MC mời khách tham dự dùng bữa tiệc thân mật cùng với doanh nghiệp. BTC nên làm việc trước với nhà hàng để sắp xếp thời gian lên món và phục vụ một cách hợp lý nhất nhằm đảm bảo chất lượng món ăn và tiết kiệm thời gian hội nghị. Trong quá trình dùng tiệc, MC có thể linh động mời một số khách mời tham gia những minigame vui nhộn nhằm khuấy động không khí kèm với những phần quà dễ thương. BTC có thể sắp xếp band nhạc, ca sĩ phục vụ ca nhạc trong suốt quá trình khách tham dự dùng tiệc để bầu không khí không bị chùng xuống.

Lucky Draw hay bốc thăm may mắn là một hình thức tặng quà hấp dẫn có thể thu hút sự quan tâm thích thú của khách tham dự. BTC có thể công bố giá trị phần thưởng từ đầu chương trình để có thể giữ chân khách mời đến cuối buổi tiệc. Hiện nay có nhiều hình thức Lucky draw vô cùng mới mẻ và thú vị như Hát loto tân thời hoặc kết hợp với các ứng dụng di động.

Sau khi phần dùng tiệc và giao lưu văn nghệ kết thúc sẽ là lúc sự kiện hội nghị khách hàng khép lại. MC gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách mời đã dành thời gian đến tham dự hội nghị và mời khách tham dự tiến lên sân khấu để chụp hình lưu niệm. Bộ phận lễ tân chuẩn bị các phần quà để trao cho khách tại cửa ballroom trong quá trình khách di chuyển ra về.

Sau Hội nghị, đội ngũ nhân sự sẽ thu dọn, hoàn trả lại mặt bằng như ban đầu. Tiến hành họp đánh giá và tổng kết, rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. 

Trên đây là mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp, hãy liên hệ BnD Media để có những tư vấn chi tiết cho sự kiện của doanh nghiệp bạn.

Thông tin liên hệ
Công ty Cổ phần Dịch vụ Truyền thông và Giải trí BnD Việt Nam
Fanpage: https://www.facebook.com/BnDMediaJSC 
Mobile: 0979.520.026
Email: info@bndvietnam.vn
Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.