1. Kịch bản sự kiện là gì?

Kịch bản sự kiện là bản mô tả, sắp xếp các hoạt động, sự việc diễn ra trong sự kiện theo trình tự dựa trên ý tưởng về cách thức tổ chức sự kiện. Kịch bản chính là cơ sở đưa sự kiện ra bên ngoài thực tế. 

2. Tại sao phải xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện?

• Giúp cho những người tham gia phối hợp ăn ý hơn

Khi có kịch bản tổ chức sự kiện, tất cả những người tham gia sự kiện như: phụ trách chính, quản lý âm thanh - ánh sáng, MC, nghệ sĩ biểu diễn,... sẽ kiểm soát được toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Chính vì thế, những nhân vật tham gia sẽ không bỏ lỡ các nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

• Truyền tải thông điệp tới khách mời tốt hơn

Một kịch bản sự kiện chi tiết, chỉn chu và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải thông điệp của mình tới khách mời tham gia tốt hơn. Nhờ có kịch bản, quản lý có thể phân công công việc cho các nhân sự một cách rõ ràng và chi tiết hơn. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thiện sự kiện theo đúng kế hoạch, từ đó giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và được khách hàng ưng ý. 

• Lường trước được các rủi ro trong sự kiện

Khi lên kịch bản sự kiện, đồng nghĩa chúng ta sẽ phải tính toán và dự đoán các vấn đề có khả năng phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Do đó, đội ngũ tổ chức sự kiện có thể dễ dàng đưa ra các phương án xử lý linh hoạt nhất. 

Bên cạnh đó, kịch bản tổ chức sự kiện còn có vai trò trong việc định hình trình tự và thời gian chương trình sự kiện; đảm bảo kế hoạch và ước lượng khung thời gian vừa đủ cho từng nội dung trong sự kiện. Từ đó tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực, ngân sách cũng như thiết bị cho sự kiện. 

3. Yếu tố cần xác định khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

Để có thể dễ dàng xây dựng một kịch bản sự kiện hấp dẫn và có giá trị, cần xác định được thông tin chi tiết, rõ ràng. Điều này giúp cho chúng ta viết được kịch bản tổ chức sự kiện phù hợp với mục đích và văn hóa của doanh nghiệp khách hàng. Để xác định nội dung, thông tin xoay quanh sự kiện, người tổ chức sự kiện thường sử dụng phương pháp 5W1H:

• Why: Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì? (loại hình sự kiện)

• What: Cần làm gì? (Tên sự kiện, thông tin sự kiện, thông tin khách mời, chủ đề sự kiện, nhà cung cấp dịch vụ,...)
• When: Thời điểm diễn ra sự kiện?
• Where: Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?
• How: Cách thức thực hiện (Xây dựng ý tưởng chủ đạo, thông điệp, chủ đề,...)

4. Phân loại kịch bản tổ chức sự kiện

• Kịch bản tổng thể (Program Flow): là kịch bản được dùng để trình bày cho khách hàng trong quá trình lên kế hoạch, vạch ra những nội dung tổng thể, bao quát nhất để người quản lý và từng bộ phận nắm được nội dung của sự kiện. 

• Kịch bản chi tiết (Master Plan): bao gồm lời dẫn theo diễn biến của từng hoạt động có trong kịch bản tổng thể. Trong kịch bản chi tiết, các nội dung đều có thời lượng chi tiết, cụ thể và được sắp xếp phù hợp. 

• Kịch bản kỹ thuật: là kịch bản dành riêng cho đội kỹ thuật bao gồm các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Nội dung kịch bản kỹ thuật sẽ bao gồm: tên hoạt động, thời lượng, âm thanh, màn hình chiếu, đạo cụ cần chuẩn bị, người phụ trách.

5. Những lưu ý khi xây dựng kịch bản sự kiện

• Đảm bảo kết cấu đủ 3 phần: Mở đầu, Nội dung chính và Kết thúc.

• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết nhằm làm nổi bật ý tưởng thông điệp của sự kiện. 

• Đáp ứng đúng và đủ thời lượng cho phép để truyền tải được thông điệp được tốt nhất.
• Đảm bảo tính logic và có điểm nhấn trong nội dung kịch bản sự kiện nhằm thu hút được sự chú ý của người tham gia. Bên cạnh đó, một sự kiện thành công và khác biệt khi có điểm nhất xuất hiện một cách hợp lý nhất.

6. Các mẫu kịch bản sự kiện chuyên nghiệp

• Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương

Địa điểm: Trung tâm sự kiện …

Thời gian dự kiến: Từ 10h00 đến 12h30, ngày … tháng … năm 2023.
 

• Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Địa điểm: …

Thời gian dự kiến: Từ 18h00 đến 20h30, ngày … tháng … năm 2023.
 

• Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Địa điểm: …

Thời gian dự kiến: Từ 8h30 đến 10h00, ngày … tháng … năm 2023.
 

Trên đây là những kiến thức về kịch bản sự kiện cũng như cách xây dựng kịch bản sự kiện mà BnD Media tổng hợp. BnD Media là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Để được tư vấn trọn gói về tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ BnD Media: 

Công ty cổ phần dịch vụ truyền thông và giải trí BnD Việt Nam

Fanpage: https://www.facebook.com/BnDMediaJSC 

Mobile: 0979.520.026

Email:info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.