Bước 1: Đặt mục tiêu và định hình cho sự kiện

Đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần đặt mục tiêu và định hình cho sự kiện của mình. Xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện, cũng như định hình rõ ràng về loại sự kiện, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia và ngân sách. Các công việc như xác định rõ được mục tiêu, mục đích sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, hay tổ chức kỷ niệm, hay gắn kết nội bộ doanh nghiệp… để có những hình thức tổ chức sự kiện phù hợp; thời gian dự kiến diễn ra, địa điểm mong muốn tổ chức tại tỉnh thành nào…

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Ở bước này chủ yếu người lập kế hoạch sự kiện sẽ tạo ra một kế hoạch chi tiết về các hoạt động và các giai đoạn của sự kiện, bao gồm cả công việc, ngân sách, thời gian, và nguồn lực. Thông thường khi tổ chức sự kiện sẽ bao gồm 3 giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện. Ở mỗi giai đoạn, người lập kế hoạch sự kiện cần vạch rõ các đầu mục công việc dành cho các đối tượng tham gia trong dự án sự kiện, nhằm đảm bảo tiến độ triển khai tổ chức sự kiện.

Bước 3: Chọn địa điểm và thiết bị

Sau khi đã có kế hoạch diễn ra hoạt động thì chọn địa điểm phù hợp với sự kiện, với sức chứa và các tiện ích phù hợp là một bước quan trọng tiếp theo. Để đảm bảo được địa điểm tổ chức đáp ứng nhu cầu của sự kiện đó, cần nắm rõ về quy mô tổ chức, các thông số kỹ thuật khi khảo sát địa điểm. Tìm hiểu thiết bị cần chuẩn bị bao gồm âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, máy tính, và các thiết bị điện tử dành cho trình chiếu đã có sẵn tại địa điểm chưa để chuẩn bị dự toán và tìm các nhà cung cấp.

Bước 4: Xác định chương trình và hoạt động

Điều quan trọng trong mỗi sự kiện đó chính là nội dung của sự kiện có đủ thu hút khán giả hay không, đảm bảo mãn nhãn và bất ngờ khác biệt với các sự kiện khác. Xây dựng chương trình và hoạt động biểu diễn cho sự kiện, các hoạt động tương tác…

Bước 5: Thực hiện quảng bá

Tạo ra một chiến lược quảng bá phù hợp với sự kiện, bao gồm cả quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến, đăng ký và các hoạt động truyền thông khác. Hiện nay chủ yếu sẽ được truyền thông online đơn giản, nhanh chóng và ứng dụng chuyển đổi số trong thời đại công nghệ 4.0. Tuy nhiên quảng bá sẽ được áp dụng chủ yếu trong các chiến dịch truyền thông mạng xã hội, các dự án quảng bá thương hiệu, còn các dự án nội bộ của doanh nghiệp sẽ có phạm vị nhỏ hơn.

Bước 6: Tạo ra một kế hoạch chăm sóc khách hàng

Đảm bảo rằng khách hàng được chăm sóc tốt, bao gồm việc đăng ký, hỗ trợ khách hàng, thông tin về sự kiện và các cơ hội liên kết. Khi thông báo và gửi thư mời đến khách hàng cần đảm bảo đúng các nguyên tắc giao tiếp, đồng thời thường xuyên nhắc lại về thông tin của sự kiện. Sau sự kiện cần có những lời cảm ơn sau sự kiện dành cho khách hàng.

Bước 7: Quản lý đăng ký và tham dự

Xây dựng một hệ thống đăng ký trực tuyến và quản lý tham dự, bao gồm cả việc xử lý thông tin, cập nhật đăng ký và các hoạt động liên quan đến vận hành.

Bước 8: Quản lý tài chính

Theo dõi và quản lý kinh phí của sự kiện, bao gồm cả việc điều chỉnh ngân sách và xử lý các hóa đơn. Trước sự kiện cần có dự toán, bán giá dự trù kinh phí rõ ràng để dựa vào đó tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu. Sau sự kiện cần nghiệm thu sự kiện, giải quyết các phát sinh về chi phí đảm bảo sự kiện không bị thâm hụt về doanh thu, chi phí.

Bước 9: Tổ chức hậu cần

Chuẩn bị các vật dụng, mặt hàng, và các tài liệu cho sự kiện, bao gồm cả việc đặt hàng và giao hàng. Liên hệ các nhà cung cấp trang thiết bị cho sự kiện để chuẩn bị các hạng mục, thi công sân khấu, setup âm thanh ,ánh sáng phù hợp với yêu cầu của sự kiện. Bên cạnh đó, phân công nhân sự hỗ trợ các khu vực trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Bước 10: Đánh giá và phản hồi

Đánh giá thành công của sự kiện và cung cấp phản hồi cho khách hàng và các đối tác liên quan, bao gồm cả các báo cáo phân tích chi tiết, nghiệm thu phát sinh sau sự kiện, nhận feedback của cấp trên… Bên cạnh đó, cần họp đánh giá sau sự kiện để rút kinh nghiệm, đưa ra phương hướng giải quyết cho các sự kiện tiếp theo. Trên đây là 10 bước để tổ chức một sự kiện thành công đáp ứng nhu cầu và mong đợi của bạn. Hãy liên hệ BnD Media để có những tư vấn tận tình, chu đáo, tổ chức những sự kiện độc đáo, mới lạ, đặc trưng dành cho doanh nghiệp của bạn.

Thông tin liên hệ
Công ty Cổ phần Dịch vụ Truyền thông và Giải trí BnD Việt Nam
Fanpage: https://www.facebook.com/BnDMediaJSC
Mobile: 0979.520.026
Email: info@bndvietnam.vn
Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.