1. Những rủi ro cơ bản khi tổ chức sự kiện

Rủi ro sự kiện là những tình huống không mong muốn hoặc khó đoán trước có thể xảy ra trong quá trình tổ chức và thực hiện sự kiện. Đây có thể là các vấn đề về an ninh, thời tiết, thiết bị kỹ thuật, cung cấp dịch vụ, hoặc cả những rủi ro sự kiện liên quan đến con người như tai nạn, bạo lực hoặc các vấn đề sức khỏe. Nếu các  rủi ro sự kiện  không được đối phó và quản lý tốt,  rủi ro sự kiện  có thể gây ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện, gây tổn thất về tài chính, danh tiếng và thậm chí đe dọa đến tính mạng và an toàn của nhân viên và khách hàng. Việc đánh giá và quản lý  rủi ro sự kiện  là rất quan trọng để đảm bảo rằng các sự kiện được tổ chức một cách an toàn, hiệu quả và thành công. Các biện pháp đối phó với rủi ro sự kiện có thể bao gồm việc lập kế hoạch đầy đủ, kiểm soát an ninh, đào tạo nhân viên, chuẩn bị các kịch bản khẩn cấp và hợp đồng bảo hiểm.

Tổ chức sự kiện là một công việc có nhiều yếu tố và rủi ro tiềm ẩn. Một số rủi ro phổ biến khi tổ chức sự kiện bao gồm:

• Rủi ro sự kiện về nhân sự: Để quản lý được ekip nhân sự trong sự kiện là một quy trình hết sức phức tạp bởi đây không chỉ là  sự quản lý về con người mà còn quản lý về trang phục và lịch trình. Nhân sự có thể bị mất thông tin địa điểm tổ chức, trang phục sai mood&tone sự kiện…
• Rủi ro sự kiện về kịch bản/nội dung: Một điều cơ bản nhưng rất khó để tránh đó là kịch bản MC đọc sai tên đại biểu, khách mời….hay sự thay đổi bất ngờ trong timeline tổ chức do khách hàng yêu cầu trong quá trình diễn ra sự kiện..Nếu không nắm bắt nhanh chương trình sẽ không được ưng ý của khách hàng …
• Rủi ro sự kiện về vấn đề tài chính: Rủi ro về tài chính có thể xảy ra khi chi phí tổ chức sự kiện vượt quá ngân sách dự kiến hoặc khi không có đủ nguồn tài chính để trang trải chi phí. Điều này có thể dẫn đến sự kiện không được tổ chức hoặc tổ chức không đạt được tiêu chuẩn mong muốn. 
• Rủi ro sự kiện về vấn đề thời gian: Một số rủi ro liên quan đến thời gian bao gồm việc trì hoãn sự kiện, hoặc việc không kịp thời hoàn thành công việc chuẩn bị cho sự kiện. Điều này có thể dẫn đến giảm sức hấp dẫn của sự kiện hoặc thậm chí là hủy bỏ. 
• Rủi ro sự kiện về an ninh và an toàn: Các rủi ro về an ninh và an toàn bao gồm việc xảy ra tai nạn, cháy nổ, đánh bom hoặc vấn đề về an ninh khiến người tham dự cảm thấy không an toàn. Điều này có thể gây ra sự lo lắng, sợ hãi và có thể dẫn đến việc hủy bỏ sự kiện. 
• Rủi ro sự kiện về địa điểm: Địa điểm tổ chức sự kiện có thể gặp rủi ro như việc không đủ chỗ ngồi, không đủ không gian hoặc không đủ cơ sở vật chất. Điều này có thể làm giảm sự thoải mái và sự hài lòng của khách hàng. 
• Rủi ro sự kiện về cung cấp dịch vụ của đối tác: Nếu đối tác không cung cấp dịch vụ đúng thời điểm hoặc chất lượng dịch vụ không đạt yêu cầu, điều này có thể gây ra rắc rối và sự không hài lòng của khách hàng.
• Rủi ro sự kiện về các yếu tố thời tiết: đối với các sự kiện ngoài trời vấn đề thời tiết đóng vai  trò vô cùng quan trọng chúng ta luôn cần các phương án đề phòng các yếu tố ảnh hưởng không mong muốn. 

 Những rủi ro này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện và khiến cho tổ chức sự kiện phải chịu thiệt hại về tài chính, danh tiếng và khách hàng. Để giảm thiểu rủi ro, đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải thực hiện lập kế hoạch sự kiện  kỹ lưỡng, đảm bảo nguồn lực đủ để đối phó với các vấn đề tiềm ẩn, và luôn có sự chuẩn bị sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp. 

2. Gợi ý giúp bạn hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện 

Hạn chế rủi ro trong sự kiện rất quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức một cách an toàn, hiệu quả và thành công. Việc quản lý rủi ro trong sự kiện giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực của các sự cố bất ngờ, giảm thiểu các chi phí không mong muốn và tăng cường niềm tin và lòng tin cậy của khách hàng và nhân viên trong sự kiện. Ngoài ra, việc hạn chế rủi ro trong sự kiện có thể giúp tăng cường khả năng phát triển của sự kiện trong tương lai. Khi sự kiện được tổ chức thành công và an toàn, nó sẽ tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách hàng và nhân viên, đồng thời tăng khả năng thu hút sự quan tâm và tài trợ cho các sự kiện tương lai.

Sau đây là một số lời khuyên tại BnD Media đã và đang áp dụng để hạn chế rủi ro trong sự kiện

• Lập kế hoạch chi tiết: Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, hãy lập kế hoạch chi tiết bao gồm các hoạt động, ngân sách, thời gian và các yếu tố khác. Việc lập kế hoạch sự kiện chi tiết giúp bạn quản lý và kiểm soát các yếu tố của sự kiện và giảm thiểu rủi ro. 
• Sử dụng dịch vụ của những nhà cung cấp chuyên nghiệp: Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và đáng tin cậy như nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, thiết bị, vật phẩm trang trí, v.v. Điều này giúp bạn đảm bảo chất lượng của sự kiện và giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện. Kiểm tra trang thiết bị và đảm bảo an toàn: Kiểm tra và chuẩn bị trang thiết bị trước sự kiện để đảm bảo chúng hoạt động tốt và không gây nguy hiểm cho khách hàng. Hãy đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người tham gia sự kiện. 
• Có kế hoạch phòng ngừa: Hãy lập kế hoạch phòng ngừa để đối phó với các tình huống khẩn cấp như tai nạn, thời tiết xấu, v.v. Việc chuẩn bị trước giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. 
• Đảm bảo thông tin liên lạc: Có một hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả giữa tất cả các bên liên quan trong sự kiện như đội ngũ tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng, v.v. Giúp bạn có thể xử lý các tình huống khẩn cấp nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro. 
• Kiểm tra lại toàn bộ công việc: Nếu có thể, hãy kiểm tra lại toàn bộ công việc trước và trong sự kiện để đảm bảo mọi yếu tố đều hoạt động đúng cách và không gây rủi ro.
• Mở rộng thời gian trễ: Hãy dành thời gian cho các hoạt động chuẩn bị trước đó để đảm bảo bạn có đủ thời gian để xử lý các tình huống khẩn cấp và giảm thiểu rủi ro.

Quản trị rủi ro sự kiện không phải là một công việc quá phức tạp nhưng đòi hỏi các chuyên viên tổ chức sự kiện có sự chỉn chu và cẩn thận trong từng vị trí công việc. Mỗi doanh nghiệp cần tối ưu hóa các rủi ro để tạo dựng thương hiệu và giữ chữ tín trong lòng khách hàng sử dụng dịch vụ. 

Hãy liên hệ với BnD Media để có những lựa chọn tuyệt vời cho sự kiện sắp tới nhé!

Công ty cổ phần dịch vụ truyền thông và giải trí BnD Việt Nam

Mobile: 0979.520.026

Email:info@bndvietnam.vn

Add: 151 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội.